Automação de E-mail Pós-Chamada

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Este tutorial mostra como configurar uma automação que envia e-mails de acompanhamento personalizados para clientes após chamadas telefônicas com IA, com lógica condicional baseada nos resultados da chamada e conteúdo personalizado. https://www.youtube.com/@OMNITECHSOLUCOESDIGITAIS

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O Que Você Vai Aprender

• Configurar automação de e-mail pós-chamada com gatilhos condicionais
• Configurar modelos de e-mail com conteúdo dinâmico a partir das chamadas
• Mapear dados da chamada e variáveis para o conteúdo do e-mail
• Criar diferentes fluxos de e-mail com base no sucesso da chamada
• Melhores práticas para comunicação de acompanhamento profissional

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Pré-requisitos

• Assistente de IA configurado com variáveis pós-chamada e coleta de e-mail
• Integração com serviço de e-mail (Gmail)
• Entendimento de automação via webhook pós-chamada
• Acesso à funcionalidade de teste de chamadas

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Passo 1: Criar Automação de E-mail Pós-Chamada

Vamos criar uma automação que é acionada após chamadas telefônicas e envia e-mails personalizados com base nos resultados da chamada.

1. Navegue até a Plataforma de Automação
2. Crie um novo fluxo do zero
3. Pesquise pela sua plataforma de chamadas nos gatilhos
4. Selecione o gatilho “Phone Call Ended”
   • Isso captura dados de todas as chamadas concluídas para o assistente selecionado

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Passo 2: Configurar Assistente e Integração de Webhook

1. Selecione o assistente desejado
   • Cada assistente suporta apenas uma automação pós-chamada
   • Todas as chamadas para este assistente irão acionar este fluxo de e-mail
2. Clique em “Test Trigger” para configurar o webhook
   • Isso gera e salva automaticamente uma URL de webhook
   • O webhook é armazenado nas configurações pós-chamada do seu assistente

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Passo 3: Verificar Configuração do Assistente

1. Abra seu assistente em uma nova aba
2. Navegue até “Post-call Actions” (terceira aba)
3. Confirme que a URL do webhook foi configurada automaticamente

4. Revise as configurações do gatilho:
   • Enabled: A automação é acionada após as chamadas
   • Completed calls only: Recomendado para e-mails de acompanhamento
   • All calls: Selecione “No” para incluir chamadas falhas

5. Verifique as variáveis pós-chamada:
   • status: Booleano que indica o sucesso da chamada
   • email: E-mail do cliente (certifique-se de que isso é coletado durante as chamadas)

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Passo 4: Garantir a Coleta de E-mail

Para que a automação de e-mail funcione, seu assistente deve coletar os endereços de e-mail dos clientes.

1. Verifique as variáveis de chamada do seu assistente:
   • Certifique-se de que a variável email está definida
   • Defina um e-mail de teste padrão para fins de teste. Use seu endereço de e-mail real para testes.
   • Considere tornar a coleta de e-mail parte do seu script de chamada

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Passo 5: Gerar Chamada de Teste com Dados de E-mail

1. Faça uma chamada de teste para gerar dados do webhook:
   • Clique em “Speak to Assistant” → “Phone Call”
   • Atenda quando seu assistente ligar para você
   • Responda de forma positiva para garantir que a variável status se torne true
   • Complete o objetivo da chamada durante a conversa
   • Encerre a chamada naturalmente

2. Verifique os resultados da chamada e a extração de variáveis:
   • Navegue até a lista de chamadas e encontre a chamada recente
   • Clique na chamada para ver os detalhes
   • Confirme que a variável status é true (objetivo da chamada alcançado)
   Essas variáveis são extraídas após cada chamada com base em:
   • Transcrição da chamada
   • Descrições das variáveis
   • Tipos das variáveis (Boolean para status)
   • Contexto do prompt do sistema

1. Retorne à aba da sua automação
2. Verifique se você recebeu os dados da chamada do gatilho de teste
   • Você deve ver os dados do webhook porque clicou em “Test Trigger” e depois fez uma chamada
   • A automação recebeu a requisição após o término da chamada e a extração das variáveis
3. Método alternativo - reenviar dados do webhook a partir de chamadas existentes:

• Se precisar testar com dados de chamadas diferentes, você pode reutilizar qualquer chamada existente
• Clique novamente em “Test Trigger” na sua automação
• Vá para qualquer chamada concluída na sua plataforma
• Clique em “Resend Webhook” para enviar os dados daquela chamada para sua automação
• Retorne à aba da automação para ver os dados atualizados

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Adicionando Novas Variáveis Pós-Chamada

1. Defina a nova variável no seu assistente:
   • Vá para as configurações do assistente → aba “Post-call Actions”
   • Adicione sua nova variável pós-chamada (nome, tipo, descrição)
   • Salve o assistente
2. Atualize a automação com os novos dados da variável:
   • Retorne à sua automação
   • Clique em “Test Trigger” para preparar para os novos dados do webhook
3. Reavalie uma chamada existente:

• Vá para qualquer chamada concluída deste assistente
• Clique em “Re-evaluate” para extrair a nova variável daquela chamada
• Aguarde o processamento ser concluído

4. Envie os dados atualizados para a automação:
   • Clique em “Resend Webhook” na mesma chamada
   • Retorne à aba da automação
   • Verifique que a nova variável agora está disponível nos dados da sua automação

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Passo 6: Configurar Lógica Condicional de E-mail

Queremos adicionar leads ao Google Sheets apenas quando o objetivo da chamada foi alcançado.

1. Clique no sinal de ”+” para adicionar um passo
2. Pesquise por “Branch” no controle de fluxo
3. Selecione Branch para criar lógica condicional

4. Configure a condição do branch:
   • Selecione a variável status dos dados da chamada
   • Escolha “Boolean is true”
   • Isso cria dois caminhos: True (qualificado) e False (não qualificado)

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Passo 7: Configurar Integração com Serviço de E-mail

1. No branch True, clique em ”+”
2. Pesquise pelo seu serviço de e-mail (Gmail, Outlook, SMTP, etc.)
3. Selecione a ação “Send Email”

4. Crie a conexão com o serviço de e-mail:
   • Autorize com seu provedor de e-mail
   • Configure as definições SMTP se estiver usando e-mail personalizado
   • Salve a conexão para uso futuro

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Passo 8: Configurar Conteúdo do E-mail e Destinatários

1. Configure o destinatário:
   • Clique no campo “To” de e-mail
   • Selecione o e-mail do cliente das variáveis da chamada
   • Certifique-se de que o endereço de e-mail está mapeado corretamente
2. Defina o assunto do e-mail:
   • Use conteúdo dinâmico: “Obrigado pelo seu tempo, !”
   • Inclua nome da empresa ou referência da chamada
   • Mantenha o assunto profissional e relevante

1. Escreva o corpo do e-mail com conteúdo dinâmico:
   • Clique no campo “Body” para começar a escrever seu e-mail
   • Digite o conteúdo do seu e-mail com placeholders para variáveis
   • Exemplo de modelo de e-mail:

Hi , Obrigado por reservar um tempo para falar conosco hoje. Aqui está a transcrição da nossa conversa: Próximos Passos:

• Faremos o acompanhamento conforme discutido
• Fique à vontade para entrar em contato com qualquer dúvida
• [Inclua próximos passos específicos de acordo com seu negócio]

Atenciosamente, [Seu Nome/Empresa] [Informações de Contato]

2. Adicione variáveis dinâmicas ao seu e-mail:
   • Para substituir :
     • Clique onde deseja inserir a variável no texto do e-mail
     • Um popup aparecerá com as variáveis disponíveis
     • Pesquise e selecione “customer_name” das variáveis da chamada
     • Clique em “Insert” para adicionar a variável
   • Para substituir :
     • Clique onde deseja inserir a transcrição no texto do e-mail
     • Navegue até “Post Call Variables” no popup
     • Selecione a variável “formatted_transcript”
     • Clique em “Insert” para adicionar a variável

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Passo 10: Modelos de E-mail Avançados

Você pode criar e-mails mais profissionais usando formatação HTML:

1. Selecione “HTML” como tipo de corpo na sua ação de e-mail
2. No campo body, adicione código HTML para formatação aprimorada
3. Use variáveis dinâmicas da mesma forma que nos e-mails de texto simples

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Passo 11: Testar a Automação de E-mail

1. Clique em “Test Step” para enviar e-mail de teste
2. Verifique a entrega bem-sucedida nos resultados do teste
3. Confira sua caixa de entrada de e-mail:
   • Verifique se o e-mail foi recebido
   • Confirme que o conteúdo dinâmico foi preenchido corretamente
   • Revise a formatação e o profissionalismo

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Passo 12: Publicar e Monitorar

1. Clique em “Publish” para ativar sua automação de e-mail
2. Monitore as execuções da automação para entrega bem-sucedida de e-mails

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Melhores Práticas

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Conteúdo do E-mail

• Tom profissional adequado ao seu setor
• Linhas de assunto claras que indicam o propósito
• Conteúdo personalizado usando dados da chamada de forma eficaz
• Chamada para ação clara para os próximos passos

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Solução de Problemas

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Problemas Comuns

E-mails não estão sendo enviados:

• Verifique a conexão e autorização do serviço de e-mail
• Confirme que os endereços de e-mail dos clientes são válidos
• Verifique se a ação de e-mail está no branch condicional correto
• Confirme que a automação está publicada e ativa

Conteúdo dinâmico não está sendo preenchido:

• Verifique o mapeamento de variáveis no modelo de e-mail
• Confirme que as variáveis pós-chamada estão sendo extraídas corretamente
• Certifique-se de que as variáveis da chamada contêm dados de e-mail
• Teste com diferentes cenários de chamada

Seus clientes agora receberão e-mails de acompanhamento profissionais e personalizados após cada chamada bem-sucedida, melhorando o relacionamento e as taxas de conversão!