Sincronizar Leads Qualificados com o Google Sheets

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Este tutorial mostra como configurar uma automação que adiciona automaticamente leads qualificados em uma planilha do Google Sheets após chamadas telefônicas bem-sucedidas feitas por IA, criando um sistema forte de tracking e “mini-CRM”. 👉 Vídeos e tutoriais oficiais:
https://www.youtube.com/@OMNITECHSOLUCOESDIGITAIS

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O que você vai aprender

• Configurar automação pós-chamada com lógica condicional
• Integrar Google Sheets para rastrear leads
• Mapear dados da chamada para colunas da planilha
• Construir automaticamente uma base de leads qualificados
• Monitorar e otimizar o processo de coleta de leads

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Pré-requisitos

• Assistente de IA configurado com variáveis pós-chamada
• Conta Google com acesso ao Google Sheets
• Entendimento básico de automação via webhook pós-chamada
• Acesso ao recurso de testes de chamadas

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Etapa 1: Configurar o Gatilho de Automação Pós-Chamada

Vamos começar criando uma automação que dispara quando uma ligação termina.

1. Acesse a Plataforma de Automação
2. Crie um novo fluxo do zero
3. Pesquise pela sua plataforma de chamadas na seção de gatilhos
4. Selecione o gatilho “Phone Call Ended” (Chamada Encerrada)
   • Esse gatilho dispara quando qualquer chamada do assistente selecionado for concluída

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Etapa 2: Configurar Assistente e Webhook

1. Selecione o assistente que você quer automatizar
   • Cada assistente pode ter apenas uma automação de “Phone Call Ended”
   • Todas as chamadas desse assistente passarão por essa automação
2. Clique em “Test Trigger” (Testar Gatilho) para gerar o webhook
   • Isso cria uma URL de webhook por trás
   • O webhook é salvo automaticamente nas configurações do assistente

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Etapa 3: Verificar Configuração do Webhook

1. Abra uma nova aba e acesse o assistente
2. Vá para a terceira aba “Post-call Actions” (Ações Pós-Chamada)
3. Confirme se a URL do webhook foi adicionada automaticamente

4. Revise as opções do webhook:
   • Enabled (Ativado): o webhook dispara após as chamadas
   • Completed calls only (Somente chamadas completadas): só chamadas bem-sucedidas disparam
   • All calls (Todas as chamadas): mude para “No” se quiser incluir falhas/sem resposta

5. Revise as variáveis pós-chamada:
   • status: booleano (true/false) indicando se o objetivo foi atingido
   • summary: resumo textual da conversa
   • Essas variáveis são extraídas pela IA após cada chamada

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Etapa 4: Gerar Dados de Teste com uma Ligação

Para configurar a automação corretamente, precisamos de dados reais de uma chamada para usar como referência.

1. Defina valores reais nas variáveis de chamada do assistente:
   • Coloque seu nome e e-mail para simular um lead real
   • Esses valores serão usados como padrão ao testar pelo assistente

2. Faça uma ligação de teste para gerar os dados do webhook:
   • Clique em “Speak to Assistant” → “Phone Call”
   • Atenda quando o assistente ligar
   • Responda de forma positiva para o status virar true
   • Cumpra o objetivo da ligação durante a conversa
   • Finalize naturalmente

3. Verifique o resultado da chamada e a extração das variáveis:
   • Vá para a lista de chamadas e encontre a chamada recente
   • Abra os detalhes
   • Confirme que status está true
   • Revise o summary gerado pela IA
   • A extração acontece com base em:
     • Transcrição
     • Descrição e tipo das variáveis
     • Contexto do prompt do sistema

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Etapa 5: Configurar a Automação com os Dados da Chamada

1. Volte para a aba da automação
2. Confirme se os dados da chamada chegaram
   • Você deve ver os dados do webhook porque testou o gatilho e depois fez a ligação
3. Método alternativo — reenviar webhook de chamadas antigas:

• Se quiser testar com outros cenários sem fazer novas chamadas:
• Clique em “Test Trigger” novamente
• Vá até uma chamada completada
• Clique em “Resend Webhook”
• Volte na automação e veja os dados atualizados

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Adicionando Novas Variáveis Pós-Chamada

1. Crie a nova variável no assistente:
   • Assistente → aba “Post-call Actions”
   • Adicione (nome, tipo, descrição)
   • Salve o assistente
2. Prepare a automação para receber a nova variável:
   • Volte para a automação
   • Clique em “Test Trigger”
3. Reavaliar uma chamada existente:

• Abra uma chamada completada do mesmo assistente
• Clique em “Re-evaluate” para extrair a nova variável daquela chamada
• Aguarde processar

4. Enviar os dados atualizados para a automação:
   • Na mesma chamada, clique “Resend Webhook”
   • Volte para a automação
   • Confirme que a nova variável apareceu

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Etapa 6: Adicionar Lógica Condicional (Somente Leads Qualificados)

A gente só quer enviar para o Sheets quando o objetivo da ligação foi atingido (status = true).

1. Clique no “+” para adicionar uma etapa
2. Busque por “Branch” (ramificação/condição)
3. Selecione Branch para criar a lógica condicional

4. Configure a condição do Branch:
   • Selecione a variável status nos dados da chamada
   • Escolha “Boolean is true”
   • Isso cria dois caminhos: True (qualificado) e False (não qualificado)

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Etapa 7: Criar Integração com Google Sheets

Agora vamos configurar a ação do Google Sheets no caminho True (qualificados).

1. No caminho True, clique no “+”
2. Busque por “Google Sheets”
3. Selecione a ação “Insert Row” (Inserir Linha)

4. Crie uma conexão com o Google Sheets:
   • Autorize com sua conta Google
   • Salve a conexão para reutilizar depois

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Etapa 8: Criar a Planilha de Leads Qualificados

1. Crie uma nova planilha (ex.: “successful calls”)
2. Crie os cabeçalhos das colunas, por exemplo:
   • Coluna A: phone_number
   • Coluna B: summary
   • (opcional) outras colunas como email, created_at, assistant_name, etc.

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Etapa 9: Selecionar Planilha e Aba

1. Volte para a automação
2. Selecione a planilha “successful calls”
3. Selecione a aba correta (geralmente “Sheet1”)

4. Ative “First row contains headers” (Primeira linha tem cabeçalhos)
   • Assim a automação entende o nome das colunas
   • Os campos devem aparecer automaticamente para mapeamento

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Etapa 10: Mapear Dados da Chamada para Colunas da Planilha

1. Mapear telefone:
   • Clique no campo phone_number
   • Selecione a origem “Phone Call Ended”
   • Selecione o telefone nos dados
   • Clique em “Insert”

2. Mapear resumo (summary):
   • Clique no campo summary
   • Vá em “Post Call Variables”
   • Selecione summary
   • Clique em “Insert”
3. Mapeie outros campos se quiser:
   • Email (variável de chamada)
   • Data/hora da chamada (metadados)
   • Variáveis personalizadas do seu fluxo

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Etapa 11: Testar e Validar

1. Clique em “Test Step”
2. Confirme que executou com sucesso
3. Vá no Google Sheets e valide:
   • Nova linha inserida
   • Campos preenchidos corretamente
   • Formatação ok

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Etapa 12: Publicar e Monitorar

1. Clique em “Publish” para ativar
2. Sua captação de leads qualificados está no ar
3. Monitore:
   • Histórico de execuções (“Runs”)
   • Falhas e reprocessamentos
   • Se o status=true está caindo no caminho certo

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Solução de Problemas

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Problemas comuns

Leads não aparecem na planilha:

• Verifique se a conexão do Google Sheets está autorizada
• Confirme que a automação está publicada
• Confirme que o status está vindo como true
• Verifique a condição do Branch

Dados incompletos na planilha:

• Verifique os mapeamentos
• Confirme que as variáveis pós-chamada estão sendo extraídas
• Confirme que os cabeçalhos da planilha batem com os campos
• Teste com chamadas diferentes

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Próximos Passos

Depois que estiver funcionando:

• Adicionar lead scoring baseado na qualidade da chamada
• Criar automações de follow-up para leads quentes
• Integrar com e-mail marketing
• Montar dashboards para conversão
• Repetir em múltiplas campanhas e fontes de lead

Seus leads qualificados agora serão capturados automaticamente e organizados no Google Sheets, criando uma base forte para vendas e follow-up.